Образец служебной записки на дебиторскую задолженность

Сегодня поможем разобраться в теме: "Образец служебной записки на дебиторскую задолженность". Предлагаем полное описание тематики, взятое из источников, заслуживающих доверия, с комментариями специалистов. Если все же остаются вопросы, то их можно задать дежурному консультанту.

Служебная записка на списание

Отдельного внимания заслуживает служебная записка на списание основных средств, задолженности, материальных средств. Такой документ для налоговой инспекции станет основанием считать произведенное списание как ремонт или как модернизацию (реконструкцию).

Пример служебной записки на списание

Служебная записка на списание основных средств

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Служебная записка на списание задолженности

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд. Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Как составить документ о списании

Если, к примеру, служебная записка на сотрудника составляется всегда на имя руководителя организации, то документ о списании может готовить работник и своему непосредственному начальнику. Однако такому начальнику все равно придется готовить документа на имя руководителя. Потому что списание основных средств производится в соответствии с его резолюцией.

Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера. Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании. Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание. И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.

Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.

Источник: http://iskiplus.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-spisanie/

Приказ о списании дебиторской задолженности: образец

Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать. Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
  • организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
  • судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.

Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:

  • акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
  • приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности

Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Подписывает приказ руководитель организации.

Источник: http://glavkniga.ru/forms/273

Служебная записка на списание дебиторской задолженности

Если дебиторская задолженность организации превратилась в безнадежную (невозможную к взысканию), то ее можно списать в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль.

В каких случаях дебиторская задолженность признается безнадежной

Долги признаются невозможными к взысканию в случае, если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • или по ним истек срок исковой давности;
  • или компания-должник ликвидирована/исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Следует отметить, что исключение ИП из ЕГРИП не является основанием для списания долга (Письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157 ). После прекращения гражданином деятельности в качестве индивидуального предпринимателя он продолжает нести перед кредиторами имущественную ответственность по своим обязательствам;
  • или есть постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства в связи с тем, что невозможно установить местонахождение должника/его имущества или у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.

Списание дебиторской задолженности и налоговый учет

Если организация не создавала резерв по сомнительным долгам, то сумма безнадежной дебиторки включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если же компания создавала резерв по сомнительным долгам, то по общему правилу безнадежные долги списываются за счет этого резерва.

Что же касается упрощенцев, то у них безнадежная дебиторская задолженность не включается в расходы, так как в закрытом перечне УСН-расходов такой вид расходов не поименован (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909 ).

Читайте так же:  Что нужно для устройства на работу

Служебная записка бухгалтера на списание дебиторской задолженности

Служебная записка о списании дебиторской задолженности не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде. Такая записка формируется главным бухгалтером/бухгалтером организации в единственном экземпляре и подписывается им же. Служебная записка является основанием для издания руководителем приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Источник: http://glavkniga.ru/forms/890

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка
Суть записки
  • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  • содержит выводы и предложения составителя
  • информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
  • содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).
При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записк
Направленность Обращение к руководству:
  • от работника к руководителю отдела;
  • от руководителя отдела к руководителю компании;
  • от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему
Виды записок по назначению
  • инициирующие принятие решения;
  • чисто информативные;
  • отчетные
  • объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
  • описывающие какое-либо событие
Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания;
II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;
III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять
I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;
II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.
Не содержит выводов и предложений
Виды записок по степени доступности
  • открытый документ;
  • конфиденциальный документ
Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • для получения вычета по НДФЛ на ребенк если с прежнего места работы нет справки Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет
  • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  • наименование структурного подразделения — составителя записки;
  • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Читайте так же:  Платить кредит за детей

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД

от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Источник: http://glavkniga.ru/elver/2012/20/870-uchimsja_pisati_zapiski_dokladnie_sluzhebnie_objjasnitelinie.html

Служебная записка на списание краски образец

Служебная записка на списание

Отдельного внимания заслуживает служебная записка на списание основных средств, задолженности, материальных средств. Такой документ для налоговой инспекции станет основанием считать произведенное списание как ремонт или как модернизацию (реконструкцию).

Служебная записка на списание

Пример служебной записки на списание

Служебная записка на списание основных средств

Довожу до Вашего сведения, что в ходе инвентаризации основных средств в отделе кадров установлено, что системный блок компьютера (инв. № 59-К) не исправен. А именно: сгорел блок питания, что повлекло неисправность остальных составляющих. Замена блока питания не возможна по причине отсутствия аналогичного товара на рынке.

На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.

25.09.2022 г. Ипатов Ипатов К.В.

Пример служебной записки на списание задолженности

Служебная записка на списание задолженности

Докладываю, что 18.11.2023 г. в соответствии со служебной запиской главного бухгалтера о взыскании дебиторской задолженности, юридическим отделом осуществлена проверка документов для обращения в суд. Данная задолженность ООО “Авангард” по договору поставки от 11.05.2018 года признается нереальной к взысканию в связи с истечением срока исковой давности. Меры, предпринятые для взыскания задолженности ООО “Авангард” в течение срока исковой давности, оцениваются как достаточные.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о списании данной задолженности в налоговом и бухгалтерском учете.

Начальник юридического отдела Цыпкина ЦыпкинаВ.Д.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Как составить документ о списании

Если, к примеру, служебная записка на сотрудника составляется всегда на имя руководителя организации, то документ о списании может готовить работник и своему непосредственному начальнику. Однако такому начальнику все равно придется готовить документа на имя руководителя. Потому что списание основных средств производится в соответствии с его резолюцией.

Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера. Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании. Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание. И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.

Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.

Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Суть вопроса

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Видео (кликните для воспроизведения).

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2019 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Читайте так же:  Налоговые кредиты отсрочки рассрочки платежей

Как составляется служебная записка на списание материальных ценностей

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев. После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

Как написать

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
  2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
  3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
  4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
  • Номер строки;
  • Наименование предмета;
  • Количество;
  • Инвентарный номер;
  • Балансовая стоимость.
  1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

  1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
  2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
  3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
  2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

О списании материальных средств

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Номер Наименование Количество Ед. изм. Инв. ном. Причина списания Стоимость за 1 ед. Общая стоимость
1 Конверт А4 немаркированный без окна 80 шт. б/н Использованы для отправки корреспонденции. 10 руб. 800 руб.
2 Сканер HP SсanJet 200 1 шт. 79633 Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. 4000 руб. 4000 руб.
3 Компьютерное кресло Метта ВК-8. 1 шт. 83923 Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений. Восстановление экономически нецелесообразно. 5000 руб. 5000 руб.

Подразделение: юридическое бюро.

ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.

Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

  1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
  2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Начальник бюро Степанов Д.В.

Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

Источник: http://45jurist.ru/ugolovnoe-pravo/sluzhebnaya-zapiska-na-spisanie-kraski-obrazets.html

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Теперь определимся примером написания служебной записки. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 мая 2019 года

В кондитерском цехе с 02 мая 2019 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Читайте так же:  Перечень документов для военного билета

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Еще больше полезной информации в рубрике «Объяснительная записка».

Источник: http://nsovetnik.ru/obyasnitelnaya_zapiska/kak_napisat_sluzhebnuyu_zapisku_obrazec_primer_napisaniya_teksta_blank/

Справка, которая упростит списание безнадежной «дебиторки»

Прежде чем списать дебиторскую задолженность, срок исковой давности по которой истек, необходимо провести инвентаризацию и составить три документа: акт инвентаризации, письменное обоснование и приказ руководителя. Ни одним из этих документов пренебречь невозможно – их наличие является обязательным согласно пункту 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

В ФНС России нам сообщили, что письменное обоснование может называться бухгалтерской справкой или иметь любое другое название (см. образец). Форма – свободная. Но чем подробнее оно будет составлено, тем проще будет обосновать перед инспекторами увеличение расходов.

Итак, налоговики захотят увидеть в письменном обосновании ссылку на договор (номер, дату заключения, контрагента), срок платежа, дату истечения срока исковой давности, сумму долга, включая НДС (письмо УФНС России по г. Москве от 05.06.07 № 20-12/052920). А также какие меры для взыскания задолженности компания предпринимала, хотя они с точки зрения суда вовсе и не обязательны (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Кавказского округа от 28.02.07 № Ф08-731/07-288А, Северо-Западного округа от 10.05.07 № А56-15404/2006, Поволжского округа от 17.05.07 № А55-13109/2006). Стоит указать и на отсутствие оснований для перерыва срока исковой давности, например предъявление иска или признание долга контрагентом (ст. 203 ГК РФ). Либо для приостановления, допустим, при оставлении иска без рассмотрения (ст. 204 ГК РФ).

Отметим, что своевременное составление всех трех документов позволит избежать споров с инспекторами по поводу периода списания безнадежной «дебиторки». Они требуют включать ее в расходы в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности (письмо Минфина России от 11.01.06 № 03-03-04/1/475). Позже получится, к сожалению, только через суд (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 13.05.08 № Ф09-3304/08-С3, Поволжского округа от 08.05.08 № А12-10217/07).

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»
3 октября 2008 года

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 10
о списании дебиторской задолженности

Согласно приказу от 19.09.08 № 9-П, в ООО «Сфера» проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (кроме расчетов с бюджетом, внебюджетными фондами по налогам и сборам) по состоянию на 1 октября 2008 года.

В ходе инвентаризации комиссия выявила, что по договору поставки от 01.02.05 № 2-05, заключенному с ЗАО «Мелиса», срок исковой давности истек.

Сумма дебиторской задолженности составляет 5252 рубля (в том числе НДС 801,14 руб.). Срок окончательного платежа истек 1 августа 2005 года. 2 августа 2005 года ООО «Сфера» направило претензию с требованием погасить задолженность. В своем ответе ЗАО «Мелиса» признало долг и обязалось погасить его не позднее 20 августа 2005 года. Однако деньги своевременно ООО «Сфера» не поступили.

Срок исковой давности по договору № 2-05 составляет три года. В связи с тем, что ЗАО «Мелиса» признало свой долг, срок исковой давности прервался. Следовательно, он истек 20 августа 2008 года (ст. 196, 203 ГК РФ). Других оснований для перерыва, а также для приостановления срока исковой давности не имеется. В связи с выявленными обстоятельствами на основании акта инвентаризации от 02.10.08 № 6 и в соответствии со статьями 265 и 266 НК РФ указанная дебиторская задолженность подлежит списанию.

Главный бухгалтер ООО «Сфера» Иванова (Иванова)

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/123555/

Пример служебной записки на списание дебиторской задолженности

Если дебиторская задолженность организации превратилась в безнадежную (невозможную к взысканию), то ее можно списать в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль.

В каких случаях дебиторская задолженность признается безнадежной

Долги признаются невозможными к взысканию в случае, если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • или по ним истек срок исковой давности;
  • или компания-должник ликвидирована/исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Следует отметить, что исключение ИП из ЕГРИП не является основанием для списания долга (Письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157 ). После прекращения гражданином деятельности в качестве индивидуального предпринимателя он продолжает нести перед кредиторами имущественную ответственность по своим обязательствам;
  • или есть постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства в связи с тем, что невозможно установить местонахождение должника/его имущества или у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.

Списание дебиторской задолженности и налоговый учет

Если организация не создавала резерв по сомнительным долгам, то сумма безнадежной дебиторки включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если же компания создавала резерв по сомнительным долгам, то по общему правилу безнадежные долги списываются за счет этого резерва.

Что же касается упрощенцев, то у них безнадежная дебиторская задолженность не включается в расходы, так как в закрытом перечне УСН-расходов такой вид расходов не поименован (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909 ).

Служебная записка бухгалтера на списание дебиторской задолженности

Служебная записка о списании дебиторской задолженности не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде. Такая записка формируется главным бухгалтером/бухгалтером организации в единственном экземпляре и подписывается им же. Служебная записка является основанием для издания руководителем приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Читайте так же:  Удерживаются алименты военнослужащих

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Грамотное заполнение

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

  • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
  • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
  • просьбу о списании обозначенных вещей;
  • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
  • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Правила составления

Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:

  1. Наименование адресата.
  2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
  3. Прошение о списании определённых материалов.
  4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
  5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
  6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.

Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.

В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.

Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.

Брак со склада

В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.

В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).

Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.

Дебиторская задолженность

Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

  1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
  2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
  3. Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/primer-sluzhebnoj-zapiski-na-spisanie-debitorskoj.html

Образец служебной записки на дебиторскую задолженность
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here