Журнал регистрации заявлений на увольнение

Сегодня поможем разобраться в теме: "Журнал регистрации заявлений на увольнение". Предлагаем полное описание тематики, взятое из источников, заслуживающих доверия, с комментариями специалистов. Если все же остаются вопросы, то их можно задать дежурному консультанту.

Журнал регистрации заявлений работников образец бланк

Детям с 9 месяцев к предложенному списку продуктов полагается еще и кефир. С 1 года дети получают специализированное детское молоко. Детки-инвалиды и дети до 15 л.

госрегистрация прав документы для межевания земельного участка межевание земельного участка сделать межевание земельного участка стоимость межевания земельного уч.

19.12.19 позвонил молодой человек, представился службой безопасности сбербанка. сказал, что с карты была попытка снятия денежных средств и необходима проверка. п.

Должна ли быть на заводе изготовителе создана комиссия по работе с рекламациями? Ее состав? основные задачи?

Источник: http://rukazakona.ru/document/zhurnal-registratsii-zayavlenii-rabotnikov-obrazets-blank

Журнал учета и регистрации увольнений с работы

Для учета кадров используются различные реестры. Журнал учета и регистрации увольнений используется для составления списка уволенных работников за текущий период. Он должен содержать всю основную информацию по процедуре и уволенному сотруднику. Ведением занимается специальный человек, который также ответственен за оформление данной документации. Весь процесс заполнения является строго регламентированным.

Для чего нужен

Есть несколько форм журналов, которые заполняются с помощью учетных данных. Есть книги учета трудоустройств и других данных. Журнал учета увольнений требуется для систематизации данных и различной информации о расторжении трудовых взаимоотношений за учетный период, то есть он показывает всю информацию о совершенных увольнениях. Он используется для управленческой систематизации данных и помогает ведению статистики. Например, можно просмотреть информацию о причинах увольнения за текущий период.

Фактически с помощью журнала осуществляется сбор и систематизация информации. Этим должен заниматься один из кадровых работников. Чаще всего ответственным лицом считается начальник отдела кадров, но вести его может и работодатель.

Ответственное лицо должно в обязательном порядке поставить свою подпись при регистрации самого журнала и начале его заполнения. В противоположном случае назначенный сотрудник не может его заполнять.

Основная информация, которая содержится в журнале, позволяет рассчитать следующие статистические данные:

  • статистика самих увольнений;
  • переводы;
  • текучка кадров в структурных подразделениях;
  • основные причины увольнений;
  • длительность работы сотрудников;
  • число нарушений дисциплинарного характера, которые приводят к увольнениям;
  • численность перестановок в руководящем звене;
  • сбор общей информации по увольнениям, в том числе уход работников из-за травм или болезней, например, профессионального характера.

Такая информация позволяет управленцам систематически проверять всю информацию и вносить коррективы в работу, как подразделений, так и самой организации полностью.

Как оформить

Чаще всего оформлением и заполнением журнала занимается специально назначенный работник из числа кадровиков. Форма журнала учета и регистрации увольнений может быть как специальной, которая разработана отделом кадров, так и утвержденная министерствами. Главным правилом считается полноценное оформление и включением всех основных данных.

  • лицевая сторона журнала имеет дату начала ведения, а также порядковый номер;
  • внутри журнал имеет несколько граф, в которые вписывается вся информация;
  • ответственное лицо должно расписаться в журнале;
  • данные о сотруднике, который ведет учет, могут быть расположены как на внешней части журнала, так и на внутренней. Главное, чтобы была проставлена дата росписи сотрудника, его должность и ФИО;
  • до начала ведения записей все страницы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. На прошивке ставится печать, а также данные прошивающего лица, то есть начальника кадров. Он должен на прошивке поставить свою подпись с указанием количества листов.

Все моменты защищают журнал от изъятий и различных вложений. Печать с закреплением шнуровки находится на последнем листе. Выглядит это так:

Наклейка с оттиском печати и всеми данными должна быть заполнена начальником отдела кадров или руководителем. ФИО указываются полностью, а должность в соответствии по штатному расписанию.

Любые исправления с помощью корректирующих средств запрещены. Все дынные должны заполняться в требуемые графы. Список граф может быть различным, но по стандарту они имеют такой вид:

Особенности

При необходимости исправить неправильную запись ее следует зачеркнуть одной чертой. Далее ниже или в примечании записываются новые данные. Стоит учитывать, что черта должна быть сделана так, чтобы надпись было видно.

Для аннулирования записи должна быть отметка вида «запись № 3 в графе № 4 не действительна». После нее уже вписываются новые данные.

Журналы учета относятся к внутреннему пользованию. Они не могут передаваться лицам, которые не являются кадровиками структурного подразделения. Для передачи иным лицам требуется специально оформленное разрешение начальника отдела кадров или руководителя.

Любое ознакомление с журналом проводится при непосредственном участии ответственного за учет лица.

Проверка ведения журнала осуществляется начальником отдела кадров. Она необходима для систематизации данных и различных статистических исследований.

Фактически при ведении журнала он хранится у ответственного лица, которое его заполняет. После завершения учета он отправляется в архив. Срок хранения такого документа установлен на 75 лет.

Журнал учета и регистрации увольнений входит в список документов внутреннего пользования отдела кадров для систематизации информации и получения отчетности по данным, а также определенным видам информации. Ведением журнала занимается ответственное лицо, которое обязано заполнять журнал по всем правилам ведения таких документов. Унифицированной формы документа нет, поэтому она может быть разработана в произвольном виде работниками кадровой службы.

Источник: http://u-volnenie.ru/posts/zhurnal-ucheta-i-registratsii-uvolnenij-s-raboty

Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 12

Вопрос: Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще? Обязана ли организация вести журнал или книгу регистрации заявлений работников и если да, то на основании чего это делается?

Ответ: Вопрос о регистрации заявлений в первую очередь связан с необходимостью определения момента, с которого следует исчислять срок предупреждения об увольнении.

Нужно сказать, что в случае если заявление поступило в форме письма с изложением причин увольнения и просьбой уволить или телеграммы с места проведения отдыха и т.д., то днем предупреждения следует считать день вручения уведомления почтовой службой. Но, как правило, работник просто подает заявление в произвольной форме. В таком случае датой предупреждения об увольнении считается дата поступления заявления.

Читайте так же:  Как написать отказ от кредита

В случае несовпадения этих дат работодателю важно зафиксировать данный факт. Оптимальный вариант для этого — все-таки составление соответствующего акта за подписью не менее трех должностных лиц, но если в организации введена система учета документации, которая позволит определить дату поступления заявления, то достаточно будет факта регистрации заявления в такой системе.

Зачастую работники, со своей стороны, требуют зарегистрировать заявление. Если в Вашей организации не предусмотрена такая регистрация, то достаточно вручить работнику копию заявления с датой его получения, заверенную подписью уполномоченного должностного лица (кадровика или секретаря). Такая копия будет служить для работника подтверждением даты его предупреждения работодателя об увольнении.

Вопрос же регистрации заявлений работников в специальном журнале или книге зависит только от принятой в организации системы документооборота. Правовых норм, обязывающих работодателя регистрировать каким-либо образом заявления работников, и, в частности, заявления об увольнении, нет.

Но необходимо хранить заявления об увольнении, поскольку ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также специальными перечнями документов.

Такие сроки установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000. В нем указано, что:

— личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно;

Источник: http://hr-portal.ru/article/gde-registriruyutsya-zayavleniya-na-uvolnenie-i-registriruyutsya-li-oni-voobshche

Журнал регистрации заявлений

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.

Как оформить журнал регистрации заявлений: образец

В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:

  • порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
  • дата обращения;
  • должность и фамилия автора;
  • резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.

Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).

Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.


Источник: http://www.freshdoc.ru/kadry/docs/zhurnal/registracii_zayavlenij/

Обязательна ли регистрация заявлений работников?

нужно ли регистрировать заявления об увольнении

Вопрос относится к городу Маркс

Ответы:

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения — постоянно.

Это зависит от того, как у вас поставлено делопроизводство.

Правильно регистрировать все входящие документы — это удобно как работодателю, так и работнику (может отслеживаться срок двухнедельной отработки)

Трудовое законодательство не содержит такого требования.

Но если работник хочет зарегистрировать свое заявление, Вы не можете ему в этом отказать. Обычно, это делается у секретаря в журнале входящей документации.

Вы можете завести отдельный журнал.

Для работодателя регистрация заявлений об увольнении по собственному желанию может быть очень удобной формой, особенно в случае спора соблюдения двухнедельного срока до подачи заявления.

Иногда в заявлении работник не указывает дату увольнения, но если Вы зарегистрируете заявление определенным числом, то это и будет считаться датой подачи заявления.

Если в заявлении об увольнении по собственному желанию не указаны дата составления и дата, с которой работник просит его уволить, можно ли его зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции и по прошествии 14 дней уволить работника?

Читайте так же:  Законы защиты от коллекторов

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции.

В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Частью второй той же статьи предусмотрено, что по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

Отметим, что трудовое законодательство не устанавливает конкретного перечня информации, которая должна содержаться в заявлении работника об увольнении. По смыслу части первой ст. 80 ТК РФ для того, чтобы оформить расторжение трудового договора по этому основанию, работодателю достаточно установить, что волеизъявление на расторжение трудового договора должно исходить от работника и что оно выражено в письменной форме (смотрите постановление Московского городского суда от 26.12.2011 N 4а-2936/11).

Указывать в заявлении об увольнении дату расторжения трудового договора или дату такого заявления нормы ТК РФ не требуют. Как следует из части первой ст. 80 ТК РФ, для того чтобы определить дату увольнения работника (если соглашение между ним и работодателем о дате расторжения трудового договора отсутствует), достаточно установить день получения работодателем от работника заявления об увольнении. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции, датой приема заявления уполномоченным на совершение таких действий сотрудником работодателя или иными обстоятельствами в зависимости от конкретной ситуации (смотрите, например, решение Ангарского городского суда Иркутской области от 12.05.2010). Работник должен быть уволен в последний день двухнедельного срока, исчисляемого со дня, следующего за днем получения заявления работодателем.

Отметим, что наличие в заявлении об увольнении конкретной даты, с которой работник просит его уволить, может иметь значение в ситуации, когда работник выражает намерение расторгнуть трудовой договор до истечения обычного срока предупреждения об увольнении или, наоборот, желает, чтобы трудовой договор был расторгнут после окончания общеустановленного двухнедельного срока. В первом случае соглашение между работником и работодателем о расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении может быть достигнуто путем оформления резолюции на заявлении, в которой работодатель даст согласие на увольнение работника с желаемой даты (определения Ленинградского областного суда от 26.07.2012 N 33а-3100/2012, СК по гражданским делам Московского городского суда от 05.10.2010 по делу N 33-31234). Однако в этих ситуациях речь идет об особом волеизъявлении работника, которое зависит от его усмотрения. В обязательном порядке выражать волеизъявление по поводу даты прекращения трудового договора от работника не требуется.

Таким образом, отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Трошина Татьяна Ответ прошел контроль качества 9 июня 2015 г.

Источник: http://ppt.ru/question/?id=134615

Журнал регистрации заявлений работников

Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал регистрации заявлений работников.

Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала регистрации заявлений работников располагается на левой стороне разворота, часть — на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

Унифицированной формы журнала регистрации заявлений нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал регистрации заявлений работников с традиционными для кадровой практики графами.

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации заявлений работников выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации заявлений работников (разворот):

Далее следует форма самого журнала регистрации заявлений работников.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала регистрации заявлений работников:

Видео (кликните для воспроизведения).

Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе «Примечание». Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы журнала регистрации заявлений работников, которые Вам действительно необходимы в работе.

На задней внутренней обложке журнала регистрации заявлений работников есть памятка по его заполнению.

Источник: http://www.kadrovik-praktik.ru/books/knigi-i-zhurnaly-ucheta/zhurnal-registratsii-zayavleniy-rabotnikov/

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.
Читайте так же:  Исполнительный лист по алиментам для приставов

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Источник: http://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

Журнал регистрации заявлений работников. Примерная форма

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации заявлений работников выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации заявлений работников (разворот):

Далее следует форма самого журнала регистрации заявлений работников.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала регистрации заявлений работников:

Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе «Примечание». Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы журнала регистрации заявлений работников, которые Вам действительно необходимы в работе.

На задней внутренней обложке журнала регистрации заявлений работников есть памятка по его заполнению.

Источник: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/knigi_i_zhurnaly_ucheta_registratsii/zhurnal_registratsii_zayavleniy_rabotnikov_primernaya_forma/

Журнал регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений работников – элемент документооборота любого предприятия, который сопровождает компанию со дня создания и в течение всего времени существования организации. Его важность обусловлена необходимостью не только учёта документации, но и придания поступившим заявлениям юридической силы. Статья содержит основную информацию о журнале регистрации заявлений работников, рекомендации по его заполнению и сроки его хранения.

Общая информация о журнале регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений работников необходим для фиксации и хранения заявлений специалистов на имя руководителя компании.

Заявление – документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Согласно требованиям Трудового Кодекса, каждое зафиксированное обращение должно содержать необходимый объем сведений, таких как наименование места работы специалиста (компания, фирма, филиал), должность обратившегося и его работодателя, ФИО обеих сторон, дата и подпись – всё это даёт заявлению юридическую силу.

Стоит отметить, что руководитель обязан каждое учтённое заявление изучить и дать на него ответ в письменном виде.

Для контроля документооборота перед внесением обращения в журнал регистрации заявлений работников каждому заявлению присваивается индивидуальный код или порядковый номер, а также указывается дата, когда документ был передан.

При обработке обращения в журнал вписываются основные сведения о документе, излагается суть и подшивается его копия. Строгих требований ведения подобной документации нет, что позволяет каждой фирме решать данный вопрос самостоятельно. Однако, как всякий регистрационный документ, журнал должен содержать титульный лист, пронумерованные и прошнурованные страницы, бумажную пломбу на развороте последнего листа. Ответственным лицом за ведение вышеуказанного журнала обычно назначают секретаря либо сотрудника отдела кадров, а в организациях с большим количеством работников этот вопрос находится в ведении кадровой службы или канцелярии. Исполнителя назначают приказом, который доводят до его сведения под подпись вместе с ознакомлением с обязанностями.

Читайте так же:  Подает на алименты муж не работает

Журнал регистрации заявлений работников это кадровый документ, напрямую связанный именно с работниками. А журнал входящей корреспонденции (документов) это журнал, где регистрируются не только входящие документы, но и вся входящая корреспонденция.

Заполнение журнала регистрации заявлений работников

Форма и структура журнала регистрации заявлений работников не унифицирована. Как правило, исходя из широкого опыта кадрового производства, для его оформления используется стандартная таблица, содержащая следующие сведения об обращениях:

порядковый или регистрационный номер документа,

  • дату его передачи,
  • ФИО и должность обратившегося,
  • резолюцию руководителя и номер приказа при наличии такового.
  • Стоит отметить, что сроки совершения кадровых действий с заявлением работника начинают исчисляться не с даты написания, которую сотрудник указывает в заявлении, а с момента поступления документа в кадровую службу и его регистрации в журнале учёта.

    Таким образом, процесс внесения информации в журнал регистрации заявлений работников можно разделить на несколько этапов. Прежде всего, сотрудник пишет и подаёт заявление, которое регистрируют и фиксируют в журнале, присваивая ему номер и указывая дату получения. Здесь же указывается ФИО и должность обратившегося работника. Далее кратко излагается основная мысль заявления и на завершающем этапе вносится информация о резолюции руководителя по данному документу.

    Ввиду отсутствия единой формы журнала регистрации заявлений работников, многие ответственные за его ведение лица допускают ряд ошибок. Во избежание подобных ситуаций, следует учесть несколько нюансов:

    1. Необходимо фиксировать заявления и обращения любого характера.
    2. Документы необходимо всегда передавать в двух экземплярах.
    3. Дата подачи обращения должна быть заполнена корректно.

    Ответственное за ведение журнала лицо должно быть ознакомлено с регламентом по вопросам правил ведения данного журнала.

    Какие обращения необходимо регистрировать

    Регистрации подлежат все обращения, оформленные с соблюдением правил, вне зависимости от формы подачи такого документа. Отправить заявление можно по почте, а можно передать секретарю. В случае отправки документа первым способом его относят к входящей корреспонденции и фиксируют в соответствующем регистрационном журнале.

    Что касается содержания документов, то фиксации подлежат следующие формы обращений: о приёме на работу, об увольнении, об отпуске/отгуле, о переводе специалиста на другую должность, о других вопросах обеспечения кадровой работы (к примеру, выдача трудовой книжки).

    Журнал регистрации заявлений работников – срок хранения

    Согласно законодательным требованиям личные дела всех сотрудником подлежат хранению в течение 5 лет. Из этого следует, что срок хранения журнала регистрации заявлений работников, как и всех копий приказов, соответствует данному сроку, так как относится к документации по личному составу. В дальнейшем журнал можно направлять в архив или уничтожать.

    Таким образом, для обеспечения грамотного документооборота журнал регистрации заявлений работников является необходимой составляющей. Особенно важно это для компаний, в которых работает большое количество людей. Предпочтительной формой ведения журнала является таблица с перечнем необходимых для регистрации заявления данных.

    Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/zhurnal-registratsii-zayavlenij-rabotnikov.html

    Журнал учета и регистрации увольнений с работы

    Для учета кадров используются различные реестры. Журнал учета и регистрации увольнений используется для составления списка уволенных работников за текущий период. Он должен содержать всю основную информацию по процедуре и уволенному сотруднику. Ведением занимается специальный человек, который также ответственен за оформление данной документации. Весь процесс заполнения является строго регламентированным.

    Для чего нужен

    Есть несколько форм журналов, которые заполняются с помощью учетных данных. Есть книги учета трудоустройств и других данных. Журнал учета увольнений требуется для систематизации данных и различной информации о расторжении трудовых взаимоотношений за учетный период, то есть он показывает всю информацию о совершенных увольнениях. Он используется для управленческой систематизации данных и помогает ведению статистики. Например, можно просмотреть информацию о причинах увольнения за текущий период.

    Фактически с помощью журнала осуществляется сбор и систематизация информации. Этим должен заниматься один из кадровых работников. Чаще всего ответственным лицом считается начальник отдела кадров, но вести его может и работодатель.

    Ответственное лицо должно в обязательном порядке поставить свою подпись при регистрации самого журнала и начале его заполнения. В противоположном случае назначенный сотрудник не может его заполнять.

    Основная информация, которая содержится в журнале, позволяет рассчитать следующие статистические данные:

    • статистика самих увольнений;
    • переводы;
    • текучка кадров в структурных подразделениях;
    • основные причины увольнений;
    • длительность работы сотрудников;
    • число нарушений дисциплинарного характера, которые приводят к увольнениям;
    • численность перестановок в руководящем звене;
    • сбор общей информации по увольнениям, в том числе уход работников из-за травм или болезней, например, профессионального характера.

    Такая информация позволяет управленцам систематически проверять всю информацию и вносить коррективы в работу, как подразделений, так и самой организации полностью.

    Как оформить

    Чаще всего оформлением и заполнением журнала занимается специально назначенный работник из числа кадровиков. Форма журнала учета и регистрации увольнений может быть как специальной, которая разработана отделом кадров, так и утвержденная министерствами. Главным правилом считается полноценное оформление и включением всех основных данных.

    • лицевая сторона журнала имеет дату начала ведения, а также порядковый номер;
    • внутри журнал имеет несколько граф, в которые вписывается вся информация;
    • ответственное лицо должно расписаться в журнале;
    • данные о сотруднике, который ведет учет, могут быть расположены как на внешней части журнала, так и на внутренней. Главное, чтобы была проставлена дата росписи сотрудника, его должность и ФИО;
    • до начала ведения записей все страницы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. На прошивке ставится печать, а также данные прошивающего лица, то есть начальника кадров. Он должен на прошивке поставить свою подпись с указанием количества листов.

    Все моменты защищают журнал от изъятий и различных вложений. Печать с закреплением шнуровки находится на последнем листе. Выглядит это так:

    Наклейка с оттиском печати и всеми данными должна быть заполнена начальником отдела кадров или руководителем. ФИО указываются полностью, а должность в соответствии по штатному расписанию.

    Любые исправления с помощью корректирующих средств запрещены. Все дынные должны заполняться в требуемые графы. Список граф может быть различным, но по стандарту они имеют такой вид:

    Особенности

    При необходимости исправить неправильную запись ее следует зачеркнуть одной чертой. Далее ниже или в примечании записываются новые данные. Стоит учитывать, что черта должна быть сделана так, чтобы надпись было видно.

    Читайте так же:  Ответы по санминимуму для младших воспитателей

    Для аннулирования записи должна быть отметка вида «запись № 3 в графе № 4 не действительна». После нее уже вписываются новые данные.

    Журналы учета относятся к внутреннему пользованию. Они не могут передаваться лицам, которые не являются кадровиками структурного подразделения. Для передачи иным лицам требуется специально оформленное разрешение начальника отдела кадров или руководителя.

    Любое ознакомление с журналом проводится при непосредственном участии ответственного за учет лица.

    Проверка ведения журнала осуществляется начальником отдела кадров. Она необходима для систематизации данных и различных статистических исследований.

    Фактически при ведении журнала он хранится у ответственного лица, которое его заполняет. После завершения учета он отправляется в архив. Срок хранения такого документа установлен на 75 лет.

    Журнал учета и регистрации увольнений входит в список документов внутреннего пользования отдела кадров для систематизации информации и получения отчетности по данным, а также определенным видам информации. Ведением журнала занимается ответственное лицо, которое обязано заполнять журнал по всем правилам ведения таких документов. Унифицированной формы документа нет, поэтому она может быть разработана в произвольном виде работниками кадровой службы.

    Источник: http://u-volnenie.ru/posts/zhurnal-ucheta-i-registratsii-uvolnenij-s-raboty

    Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

    Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

    Форма журнала

    Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

    • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
    • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
    • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

    Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

    Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

    Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

    • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
    • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
    • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
    • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

    Как заполняется журнал

    При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

    • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
    • для каждой записи указывается порядковый номер;
    • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
    • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
    • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

    Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

    Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

    Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

    Кто может проверять журнал

    В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

    • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
    • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
    • прокурорские проверки;
    • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

    Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

    Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

    Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

    Журнал регистрации заявлений на увольнение
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here